Animer sa première réunion

 

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Juste avant la réunion

  • Vérifier la salle : aménagement et matériel (branchement du rétroprojecteur, du portable réservé à la prise de note,…).
  • Vérifier que tous les documents d’information envoyés en amont sont disponibles .
  • Vérifier que les personnes-ressource ont ce qu’il faut pour leur intervention .
  • Préparer un visuel (paperboard…) présentant l’ordre du jour.
  • Préparer un café d’accueil convivial permettant d’attendre les derniers arrivants.

 

Introduire la réunion (Cf. Fiche pratique B2 : Introduire une réunion)
  • Faire une petite phrase de remerciement et de bienvenue.
  • Se présenter personnellement.
  • Proposer un tour de table de présentation des participants : nom, structure, raison de sa présence, attente particulière rapport au sujet de la réunion.
  • Annoncer les personnes excusées.
  • Présenter l’objectif et préciser la durée de la réunion.
  • Présenter le planning (introduction, conclusion, débats, intervention de personnes ressources…). Distribuer un support papier, si possible utiliser un visuel.
  • Demander aux participants s’ils souhaitent rajouter d’autres points à l’ordre du jour.
  • Définir une personne volontaire pour la prise de notes (en direct sur l’ordinateur).
  • Poser les règles de prise de parole (ci-dessous).

 

Règles de prise de parole
  • Chaque participant doit demander la parole.
  • On ne se coupe pas la parole.
  • La parole est distribuée dans l’ordre où elle est demandée.
  • On veillera à l’équilibre des temps de parole.

 

Traiter chaque sujet

 

Sujet à traiter Objectif à atteindre Timing

Introduire le sujet. Faire un point d’information sur le sujet à traiter ou faire intervenir une personne compétente. Donner l’objectif à atteindre. Lancer le débat.
Gérer le temps de manière à respecter les différents temps du planning

  • rappeler le temps restant 5 minutes avant la fin du temps imparti.
  • proposer le report du sujet si aucun aboutissement rapide n’est pressenti une fois le temps imparti écoulé.

Reformuler les idées de temps à autre. S’il manque des éléments d’information, demander des compléments, une projection de données à l’écran…
Synthétiser les pistes ou décisions en fin de temps imparti. Faire voter s’il le faut.

Clôturer la réunion (Cf. Fiche pratique B3 : Conclure une réunion)

. Récapituler les décisions prises et les principales idées émises.
. Décrire les suites (prochain rendez-vous, envoi du compte-rendu, etc…).
. Remercier tout le monde et lever officiellement la réunion.