• L’avis aux médias – Sert uniquement à annoncer une conférence de presse ou un événement spécial. L’avis doit inclure l’objet de la conférence ou de l’événement, la date, l’endroit et l’heure, et les nom et titre de chaque porte-parole. Assure-toi de transmettre l’avis aux médias au moins trois jours avant une conférence de presse et une semaine avant un événement spécial. (L’annexe 1 renferme un avis type aux médias).
  • Le communiqué – Un communiqué est un document que tu prépares pour renseigner les médias sur un sujet dont tu veux qu’ils parlent. C’est le document le plus important dans tous les cas. Il doit être clair, concis et rédigé avec soin afin qu’il ait le plus d’effet possible. Le premier paragraphe doit être un énoncé éloquent du message principal. Le second paragraphe doit présenter des preuves et de l’information à l’appui du message, des citations du porte-parole principal (dans un langage dynamique), des détails (qui, quoi, quand, comment et pourquoi) et une dernière citation accrocheuse du porte-parole. (L’annexe 2 renferme un communiqué type.)
  • La fiche d’information – Ce document fournit de l’information qui complète celle présentée dans le communiqué. La fiche, d’au plus une page, doit être rédigée dans un langage clair et concis, et comprendre du texte en style télégraphique. Tu peux préparer plus d’une fiche d’information, selon le nombre et la complexité des questions soulevées. L’information peut aussi être présentée sous forme de questions et réponses.
  • Si tu organises une conférence de presse, ajoute aussi une liste des porte-parole, y compris une courte biographie et les coordonnées de chacun, dans l’éventualité d’interviews additionnelles.

La présentation des avis aux médias et des communiqués est très importante. Les annexes renferment des exemples de chaque type de document. Les documents doivent absolument porter une date. Si tu veux que les médias diffusent immédiatement le communiqué auprès du public, ajoute la mention Diffusion immédiate sur la ligne qui précède la date. Si tu transmets le communiqué à l’avance à certains journalistes pour leur permettre de mieux se préparer, c’est la mention Ne pas diffuser avant le (date) à (heure) (HNE) qui doit paraître au-dessus de la date. À la fin du texte de l’avis ou du communiqué, ajoute la mention « – 30 – » sur une ligne à part. Cela indique aux journalistes qu’il n’y a pas d’autre texte. Après cette mention, assure-toi de noter les nom et numéro de téléphone d’une personne avec laquelle les journalistes peuvent communiquer s’ils ont des questions, s’ils ont besoin de plus d’information ou s’ils veulent organiser une interview.

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