Etre rapporteur d’une réunion

Le rapporteur peut poursuivre plusieurs types d’objectifs :

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• Extraire les points les plus significatifs d’un débat. Le rapporteur doit alors prêter une attention particulière à la nature de l’information qu’il recherche. Il peut s’intéresser à des éléments prédéfinis qu’il recueillera dans une grille mise à sa disposition. Cette fonction est nécessaire, par exemple, lors d’un travail sur des orientations demandant des synthèses rapides.

• Retransmettre le travail d’un sous-groupe. A l’occasion de la séparation du grand groupe en plusieurs sous-groupes, il est indispensable de faire une retransmission très synthétique des débats, et éventuellement des conclusions. Le rapporteur dispose du recul nécessaire pour trier les éléments qu’il va restituer au grand groupe dans la séance suivante. Le travail sera ainsi plus productif en rapport avec les objectifs des différents temps.

Pour une réunion de faible importance, par le nombre de participants ou les enjeux, les secrétaires du groupe peuvent éventuellement prendre en charge la fonction de rapporteur. Pour des réunions intensives ou à fort enjeu, il sera utile de désigner des personnes spécifiques, plus dégagées de l’événement. Ces personnes ne devront alors pas participer aux débats.

En cas de grosse réunion, plusieurs rapporteurs seront utiles. Une réunion de préparation avec tous les rapporteurs, animée par le coordinateur sera nécessaire. Elle permet de donner la même information à tous et de s’assurer d’une bonne compréhension. C’est essentiel pour harmoniser les éléments recueillis lors des travaux en petits groupes.

En cas de gros atelier, devant donner lieu à un résultat très opérationnel, il peut être nécessaire de nommer plusieurs rapporteurs, qui feront entre eux une synthèse avant de retransmettre.