Les suites d’une réunion

 

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Le compte rendu

Il doit venir le plus rapidement possible après la réunion : de quelques jours à quelques semaines selon la taille et le type de réunion, l’urgence des sujets traités. Dans un souci d’efficacité maximum, on peut choisir d’établir le compte rendu immédiatement après la réunion, ce qui permet de ne perdre aucun détail, et de valoriser la participation des membres. Cependant cette rapidité exécutive peut impliquer un manque de perspective sur le contenu de la réunion.

Le contenu du compte rendu
Il est à réfléchir en fonction des objectifs de la réunion :
. Une réunion de prise de décision doit donner lieu à un compte rendu relativement succinct, faisant apparaître un relevé de décision clair.
. Dans le cas d’une réunion de réflexion collective, il peut être plus complet et doit faire apparaître les différentes idées émises, les aspects consensuels et ceux qui ont fait débat…
. Pour une réunion d’information pure, la nécessité d’un compte rendu est moindre, l’idéal est de concevoir avant la réunion un document présentant les informations qui vont être apportées, et de le distribuer aux participants pour qu’ils repartent avec.
. Si la réunion comportait plusieurs de ces objectifs, il est utile de séparer nettement les divers aspects dans le compte rendu.

Le contenu du compte-rendu dépend également des destinataires :
. Soit le compte rendu est destiné aux seuls participants de la réunion. Il peut alors prendre en compte toute la diversité et la complexité des thématiques débattues.
. Soit il est destiné à informer un public plus large de ce qui s’est dit. Il devra alors forcément être retravaillé pour être plus concis, plus clair, compréhensible par quelqu’un qui n’a pas suivi les travaux, et qui n’aura pas les moyens de rechercher l’information utile au sein d’une masse d’informations.
. Soit enfin il est destiné à un public extérieur au groupe de participants (exemple : partenaires). Il sera généralement très épuré, centré sur ce qui intéresse en premier lieu ceux qui le recevront.
Il sera donc parfois nécessaire de rédiger plusieurs comptes rendus adaptés à différents types de destinataires.

Un bon compte rendu ne retranscrit pas forcément exactement ni totalement les travaux. Dans la plupart des cas, il est envisageable et productif de :
. Ne pas suivre le déroulement chronologique de la réunion. Les idées ou décisions peuvent être regroupées par thèmes cohérents, ce qui apporte de la clarté au document si les débats n’ont pas toujours suivi une logique linéaire.
. Ne garder que les grandes lignes directrices des débats sans retranscrire les interventions des personnes.

Enfin, il est classique d’observer que la récolte des informations pour établir un compte rendu demande beaucoup d’énergie. Il est donc conseillé :
. De faire prendre le maximum de notes durant les travaux, par des personnes à l’esprit synthétique si possible.
. De faire prendre les notes directement sur ordinateur pour avoir seulement un travail de compilation et de synthèse finale à faire après. Cela demande équipement et savoir-faire !
. Eventuellement, prévoir en fin de réunion un petit temps durant lequel le ou les secrétaires mettent leurs notes en forme « pendant que c’est chaud ».
Le format du compte rendu
Dans des organisations à fonctionnement horizontal telles que les nôtres, il est utile d’établir un format standard pour les comptes rendus. Cela permet de cadrer la créativité et d’établir une continuité linéaire, même si les personnes changent. Ce cadre standard peut englober l’ordre de restitution (titre, lieu, participants, excusés, ordre du jour, restitution selon l’ordre du jour) et même la police. Si ce processus d’uniformisation rencontre souvent beaucoup de résistance, il permet également de contenir l’influence des individus au (trop) grand charisme.
La validation du compte-rendu
Selon les types de réunions, il se peut que le compte rendu nécessite une légitimité inattaquable ; c’est le cas, par exemple, des Conseils d’Administration. Un protocole de validation permet d’acquérir cette légitimité : le ou la secrétaire envoie le compte rendu prévisionnel aux membres, qui ont un temps préétabli pour émettre des commentaires et suggérer des modifications (l’idéal est d’utiliser les listes de diffusion internet). Au bout de ce laps de temps, le ou la secrétaire intègre les changements. Lors de la réunion suivante, le compte rendu modifié est signé par les membres et archivé.