Conclure une réunion

 

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Les incontournables

. Etablir le relevé de décision. S’il y en a eu, récapituler de manière claire et concise les décisions qui ont été prises durant la réunion, en vérifiant que tout le monde soit bien d’accord avec les termes employés.
. Fixer les prochains rendez-vous. Décider au minimum de la date de la prochaine réunion, éventuellement repréciser le planning de travail concernant les sujets qui ont été traités durant la réunion.
. Répartir les rôles pour les suites du travail en précisant qui fera quoi, de quelle manière.
Récolter les écrits nécessaires aux compléments du compte rendu.
Faire un bilan de la réunion et prendre un temps de « bulletin météo » permettant l’expression personnelle du ressenti de chaque membre du groupe sur la manière dont s’est passé le travail
. Enfin, en toute dernière étape lever officiellement la séance. Annoncer la fin des travaux et remercier tout le monde.

Les optionnels

. Faire une synthèse de la réunion. En cas de grosse réunion centrée sur un sujet précis, il peut être utile de tenter une synthèse de ce qui s’est dit, c’est-à-dire de faire un résumé des principales idées émises. La préparation et la prise en charge de ce moment peuvent être confiées à une personne ou un petit sous-groupe. La synthèse doit être courte. Elle viendra en première étape de la clôture de la réunion.
. Après le lever de séance, il peut naturellement y avoir des prolongements conviviaux (pot, repas, balade, etc…) mais il doit être clair pour les participants qu’ils ne constituent plus des moments de travail officiels, et qu’il ne pourra rien s’y décider.